Η σωστή χρήση του εταιρικού e-mail είναι απαραίτητη για την προστασία της εικόνας της επιχείρησής σας, την ασφάλεια των δεδομένων και την αποφυγή αποκλεισμού από φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας (spam).
Ακολουθούν μερικές βασικές οδηγίες:
- Χρήση BCC αντί για To/CC
- Όταν στέλνετε μήνυμα σε πολλούς παραλήπτες, χρησιμοποιείτε πάντα το πεδίο BCC.
- Έτσι προστατεύετε τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών σας και αποφεύγετε να εμφανίζονται δεκάδες e-mail διευθύνσεις σε όλους.
- Αξιοποιήστε επαγγελματικά εργαλεία Newsletter
- Για συχνές ή μαζικές αποστολές, προτιμήστε ειδικές πλατφόρμες (Mailchimp, Sendinblue, MailerLite).
- Προσφέρουν σωστή παράδοση, στατιστικά και αποφυγή μπλοκαρίσματος.
- Προσοχή στα συνημμένα
- Μην αποστέλλετε μεγάλα αρχεία (>10MB) σε πολλούς παραλήπτες.
- Χρησιμοποιήστε συνδέσμους από εταιρικό cloud, OneDrive, Google Drive, Dropbox κ.λπ.
- Επαγγελματικό περιεχόμενο
- Αποφύγετε υπερβολικά κεφαλαία, πολλές εικόνες και λέξεις που θυμίζουν spam (“ΔΩΡΕΑΝ”, “ΠΡΟΣΦΟΡΑ”).
- Γράφετε με σαφήνεια και επαγγελματικό τόνο.
- Σεβασμός στον GDPR
- Τα e-mail θεωρούνται προσωπικά δεδομένα.
- Μαζική αποστολή χωρίς συγκατάθεση μπορεί να θεωρηθεί παραβίαση.
- Χρησιμοποιείτε λίστες παραληπτών μόνο με καταγεγραμμένη συναίνεση.
- Σπάστε τις αποστολές
- Αν χρειάζεται να στείλετε μήνυμα σε πάνω από 20 παραλήπτες, στείλτε το σε μικρότερες ομάδες ή μέσω επαγγελματικής πλατφόρμας.
⚠️ Τι κινδύνους αποφεύγετε με τις σωστές πρακτικές:
- Αποκλεισμό του e-mail σας από φίλτρα spam
- Φραγή του εταιρικού server σας
- Απώλεια αξιοπιστίας απέναντι σε πελάτες & συνεργάτες
✅ Με λίγα λόγια: η σωστή αποστολή e-mail προστατεύει εσάς, τους συνεργάτες σας και την επιχείρησή σας.
